CRM System

Meta Description: Află care sunt diferențele dintre semnarea digitală și semnarea fizică prin CRM. Analizăm avantajele fiecărei metode, impactul asupra contractelor și rolul CRM-ului în eficientizarea proceselor.

Introducere

Într-o lume din ce în ce mai digitalizată, companiile se confruntă cu o dilemă esențială: să continue să folosească metode tradiționale de semnare fizică sau să adopte soluții moderne, precum semnarea digitală. În acest context, CRM system-urile joacă un rol crucial în gestionarea eficientă a contractelor și a documentelor importante. Acest articol își propune să facă o analiză comparativă între semnarea digitală și semnarea fizică, cu accent pe beneficiile pe care le poate aduce utilizarea unui CRM, indiferent de dimensiunea sau domeniul de activitate al firmei tale.

Fie că ești director de vânzări, manager de dezvoltare a afacerii sau antreprenor, acest articol îți va oferi o imagine clară asupra modului în care poți eficientiza procesele de semnare a contractelor, reducând costurile și riscurile asociate documentelor fizice.

Semnare fizică: ce implică și ce provocări aduce?

Semnarea fizică a documentelor este metoda tradițională care presupune imprimarea documentului, semnarea acestuia manual și apoi arhivarea în format fizic. Deși această metodă este utilizată pe scară largă și este acceptată juridic în majoritatea țărilor, are numeroase limitări și provocări.

Provocări ale semnării fizice

• Timpul necesar: Semnarea fizică poate implica întârzieri semnificative, mai ales atunci când documentele trebuie trimise prin curier sau poștă.
• Costuri ridicate: Imprimarea, transportul și arhivarea documentelor fizice generează costuri suplimentare pentru firmă.
• Lipsa mobilității: Procesul de semnare fizică necesită prezența fizică a tuturor părților implicate, ceea ce poate fi complicat într-o lume globalizată.
• Risc de pierdere sau deteriorare: Documentele fizice sunt vulnerabile la pierdere, furt sau deteriorare.
• Dificultate în urmărirea documentelor: Gestionarea unui volum mare de documente fizice poate duce la dificultăți în urmărirea stării contractelor.

Când este preferabilă semnarea fizică?

Chiar dacă semnarea fizică pare depășită în multe scenarii, există încă situații în care poate fi preferată. De exemplu, în cazul tranzacțiilor imobiliare mari sau al contractelor guvernamentale, legislația locală poate cere ca documentele să fie semnate manual. De asemenea, unii parteneri de afaceri pot avea rezerve legate de tehnologia digitală și pot prefera metodele tradiționale.

Semnare digitală: inovație și eficiență

Semnatura digitală, pe de altă parte, implică utilizarea unei tehnologii care permite autentificarea electronică a documentelor. Aceasta oferă o serie de avantaje substanțiale față de metoda tradițională.

Beneficiile semnării digitale prin CRM system

Un CRM modern integrat cu soluții de semnare digitală poate transforma complet modul în care o companie gestionează contractele. Iată câteva beneficii concrete:

• Eficiență sporită: Semnătura digitală permite finalizarea proceselor de semnare în câteva minute, indiferent de locația geografică a părților implicate. Totul se întâmplă automatizat în CRM system-ul companiei.
• Economie de timp și costuri: Fără imprimare, transport sau arhivare fizică, companiile pot economisi bani și timp prețios.
• Securitate crescută: Semnătura digitală include criptografie avansată, asigurând autenticitatea documentului și protejând datele sensibile.
• Acuratețe și transparență: Un CRM system poate urmări exact cine a semnat documentul și când. Aceasta oferă o trasabilitate completă pentru toate documentele importante.
• Sustenabilitate: Reducerea utilizării hârtiei nu doar că scade costurile firmei, dar contribuie și la protejarea mediului înconjurător.

Cum funcționează integrarea dintre CRM system și semnătura digitală?

Sistemele CRM moderne sunt capabile să integreze soluții terțe specializate în semnături digitale. Prin această integrare, un manager sau un agent de vânzări poate trimite automat un contract către client pentru semnare direct din CRM. Odată ce documentul este semnat digital, acesta este arhivat automat în CRM-ul firmei, fără a fi necesară intervenția manuală.

Aceasta nu doar că simplifică procesul, dar reduce și riscul de erori umane sau pierdere a documentelor. De asemenea, echipa poate avea acces instantaneu la stadiul fiecărui contract, oferind transparență totală asupra întregului proces contractual.

Comparatie intre semnare digitala si semnare fizica prin CRM system

Caz real: Transformarea procesului de semnare prin CRM într-o firmă românească

Pentru a ilustra beneficiile reale ale trecerii la semnătura digitală prin CRM system, vom analiza un caz concret din România. O firmă de consultanță financiară din București a implementat un CRM integrat cu o soluție de semnături digitale pentru gestionarea contractelor cu clienții lor internaționali. Înainte de această implementare, procesul lor de semnare putea dura între trei și cinci zile lucrătoare din cauza întârzierilor cauzate de curierat internațional.

După implementarea noului sistem CRM cu integrare pentru semnături digitale, acest timp s-a redus la mai puțin de două ore. De asemenea, firma a economisit aproximativ 25% din costurile anuale asociate cu imprimarea și transportul documentelor. Mai mult decât atât, clienții lor au apreciat transparența și rapiditatea noului proces.

Date statistice relevante

Pentru a sublinia importanța adoptării soluțiilor digitale pentru gestionarea contractelor, iată câteva statistici relevante:

• În Europa, utilizarea semnăturilor digitale a crescut cu peste 50% între 2020 și 2022 datorită pandemiei COVID-19 și necesității de lucru la distanță.
• Piața globală a semnăturilor digitale este estimată să atingă o valoare de peste 14 miliarde USD până în 2026 (sursa: MarketsandMarkets).
• În România, peste 40% dintre companii planificau să implementeze soluții digitale pentru gestionarea contractelor până la sfârșitul anului 2023 (sursa: Eurostat).

Cine ar trebui să adopte semnătura digitală prin CRM?

Aproape orice companie modernă poate beneficia de pe urma adoptării unei soluții integrate de CRM cu funcționalități de semnături digitale. Cu toate acestea, anumite sectoare pot întâmpina beneficii mai mari:

• Firmele din sectorul financiar-bancar: unde securitatea și trasabilitatea sunt cruciale.
• Agențiile imobiliare: care gestionează numeroase contracte complexe ce necesită aprobări rapide.
• Companiile din IT și telecomunicații: care au nevoie de flexibilitate și rapiditate în gestionarea parteneriatelor internaționale.
• Agențiile guvernamentale: care pot reduce birocrația prin procese digitalizate.

Concluzie: viitorul este digital!

Trecerea la semnătura digitală printr-un CRM system nu este doar o tendință temporară, ci o schimbare inevitabilă într-un mediu de afaceri tot mai competitiv. Optimizând procesele interne prin automatizarea contractelor și eliminând obstacolele asociate cu documentele tradiționale pe hârtie, companiile nu doar că își îmbunătățesc eficiența operațională, dar își asigură și un avantaj competitiv pe termen lung.

Dacă firma ta încă nu a făcut acest pas important către digitalizare, acum este momentul perfect pentru a începe! Citește mai multe articole despre cum un CRM modern te poate ajuta să îți transformi afacerea și adoptă cele mai bune practici pentru viitor!

Îndemn final: Ia decizia corectă!

Lumea afacerilor se schimbă rapid. Nu lăsa compania ta să rămână în urmă! Explorează mai multe articole despre cum poți integra un CRM performant în fluxurile tale operaționale și descoperă toate beneficiile pe care le poți obține prin trecerea la semnătura digitală!